Gelungene Telefon- und Videokonferenzen …

… sind tolle und ressourceneffiziente Möglichkeiten sowohl zur Verwendung in der Beratung wie auch zur Gestaltung von Meetings! Ob sie aber als gelungen erlebt werden, wirklich Nutzen stiften und motivieren oder eher zu einem regelmäßigen Frust führen (Wie wir es leider häufig hören!), ist hauptsächlich ein Frage der professionellen Vorbereitung und Moderation! Wenn man bedenkt, dass man häufig ein Stundenhonorar von mehreren Hundert bis über Tausend € bindet (Ohne das Motivations- und Demotivationspotenzial wirtschaftlich zu bewerten!), dann gibt es kaum eine Entschuldigung für eine unzulängliche Moderation oder eine unzureichende Vorbereitung!

Wir selbst arbeiten seit vielen Jahren im virtuellen Team und erleben Telefon- und vor allem Videokonferenzen als außerordentlich hilfreich und häufig auch als vollwertigen Ersatz für Meetings von Angesicht zu Angesicht.

Telefonkonferenzen:

• Für die Durchführung von Telefonkonferenzen gibt es ein breites und häufig kostenfreies (bis auf die Festnetzkosten) Angebot im Netz (z.B. www.konferenzen.eu), das selbsterklärend und einfach zu bedienen ist.
• Über Festnetz ist die Qualität stabiler und die Hintergrundgeräusche sind geringer als mobil.
• Lautsprecheranlagen am Telefon können zu Rückkoppelungen führen, ggfs. ausschalten.
• Wir haben bessere Erfahrungen damit, wenn jeder an einem eigenen Apparat sitzt und keine unsichtbare „Subgruppendynamik“ hineinspielt.
• Die Zeitdauer aus unserer Erfahrung auf max. 60 – 90 min bei Telefonkonferenzen begrenzen und ggfs. eine kurze Pause einplanen.

Videokonferenzen:

• Auch hier gibt es Anbieter bzw. Softwarelösungen, die stabil und verlässlich sind und wesentliche Basisfunktionen enthalten. Wir selbst haben gute Erfahrungen mit Zoom®. Daneben gibt es natürlich Skype®, WebEx®, GoToMeeting® und noch eine ganze Reihe anderer Anbieter. Häufig gibt es kostenfreie Basisversionen, die Einschränkungen in der Nutzung haben (z.B. bei Zoom ist die Basisversion auf 40 min Konferenzdauer begrenzt).
• Ein ruhiger Raum ist für Moderator*in wie auch Teilnehmer*innen wichtig. Übersichtlicher ist es, wenn die Teilnehmer einzeln vor einem PC sitzen und nicht in Grüppchen.
• Ein PC, Laptop oder Smartphone mit eingebauter Kamera-, Lautsprecher-, und Mikrophonfunktion reicht. Man sollte vorher jedoch die Qualität testen. Ein Headset ist bei häufiger Benutzung empfehlenswert.
• Die Funktionen „Bildschirm freigeben“ (alle sehen den gleichen Bildschirm z.B. mit einer Präsentation oder einem Dokument) und „Chat“ (Kommentarspalte, in die jede/r schreiben kann; z.B. um Meinungen zu etwas abzugeben) sind sehr hilfreiche Tools, um sich zu konzentrieren und um konkret zu werden; über break outsessions können sich Untergruppen in getrennten virtuellen Räumen austauschen und an inhaltlichen Themen arbeiten.
• Videokonferenzen sind weniger anstrengend als Telefonkonferenzen; jede/r muss sich jedoch bewusst sein, dass Gesichtsausdruck, Haartracht, Bürohintergrund für alle anderen sichtbar sind und bei ihnen einen Eindruck hinterlassen. Es empfiehlt sich, sich im Team über die Wirkung einander Feedback zu geben. Dabei ist es gut, die Belichtung zu berücksichtigen und zu testen. Das Gesicht eines Sprechers vor hellem Fenster wirkt zu dunkel.
• Die Bedienung ist grundsätzlich einfach. Trotzdem empfiehlt es sich zu Üben (am besten mit Kollegen bzw. bei internen Anlässen) und Erfahrung zu sammeln, damit’s glatt läuft und von einer vielleicht vorab skeptischen Zielgruppe schnell als hilfreich erlebt wird.
• Videokonferenzen können auch länger gehen als Telefonkonferenzen. Trotzdem beanspruchen sie mehr als Präsenzsitzungen. Deshalb sollte man alle 1 bis 1,5 Stunden eine Pause machen und längere Prozesse in Sequenzen aufteilen.
• Bei schlechter Verbindung: Kamera ausschalten!

Vorbereitung

• Agenda mit TOP’s, Zielen, Moderationsmethoden und Zeitbudgets für jeden einzelnen TOP vorbereiten und an die Teilnehmer*innen versenden
• Vorbereitungsunterlagen mit Puffer vorab schicken
• Einladung mit Einwahldaten bzw. Link versenden
• Rollenaufteilung kommunizieren:
   
  • Wer moderiert? Bei Bedarf noch eine zweite Person (am selben PC) zur Unterstützung hinzuziehen (Fragen sammeln, Rednerliste, Zeitwächter, …)
  • Ansonsten anderen TN als Zeitwächter einsetzen; gerade, wenn der/die Moderator*in selbst inhaltlich stark aktiv ist.
  • Klären, wer dokumentiert (nicht der Moderator!)
  • Bei Videokonferenzen: Als Gastgeber*in ggfs. die TN bei der Einrichtung vorab unterstützen und auf jeden Fall einen Technikcheck vor dem ersten Anlass durchführen!
  • Als Teilnehmer*in und auch Veranstalter*in in der Stunde vorher einen Login Test machen, um Technikprobleme noch beheben zu können.

  Durchführung

• Teilnehmerliste bereitlegen
• 3 – 5 Minuten vorher einwählen bzw. verbinden
• Anwesenheitscheck
• Bei Bedarf Tools und Spielregeln klären und erklären; beim ersten Mal Zeit dazu einplanen und sich die Erlaubnis zur Zeitsteuerung und Unterbrechung holen.
• Agenda vorstellen, Ergänzungen aufnehmen und nach Relevanz für Teilnehmer*innen umgruppieren: Wo müssen alle dabei sein und bei welchen TOP’s reicht eine Teilgruppe?
• Evtl. Einstiegsrunde zum Ankommen (zeitbegrenzt; „Eine Neuigkeit bei mir …“; „Ein Sonnenstrahl im Regenwetter …“, „Mich beschäftigt gerade besonders …“)
• Bearbeitung der TOP’s nach folgender Struktur:
   
  • Intro (v.a. bei größeren TOP’s; Um was geht’s und warum ist das jetzt wichtig? Was ist das Ziel? Wie ist der Ablauf?)
  • Input/Präsentation von Inhalten (mit Bildschirmfreigabe oder anhand vorher verschickter Unterlagen)
  • Verständnisfragen
  • Bewertungen/Vorschläge/Kommentare mit Hilfe konkreter Fragen (z.B. „Wie steht Ihr dazu?“ „Welche Vorteile seht Ihr?“ usw.) einholen
    Mögliche Optionen dazu:
     
    • Freiwillige Reaktionen auf Zuruf? (evtl. zeitlich und zahlenmäßig auf 3 – 5 Rückmeldungen begrenzen und dann fragen, ob es noch weitere wichtige Aspekte gibt?
    • Bei notwendigem Mittragen aller: Reaktion von jedem (= Blitzlicht; zeitlich begrenzen; z.B. drei Sätze oder 30 Sekunden je TN)
  • Meinungsbild oder Abstimmung (falls sinnvoll bzw. notwendig; dazu gibt es in den Videokonferenzsoftwares auch visuelle Tools)
  • Weiteres Vorgehen und To Do’s
• Dauer der Redebeiträge freundlich und aktiv steuern!
• Aufkommenden Diskussionen und zusätzliche Themen nach hinten verlagern und in kleinere, daran interessierte Gruppe bearbeiten oder vertagen.
• Zusammenfassung und Ausblick (z.B. nächstes Treffen, …)
• Feedback: Abschlussrunde oder einige Stimmen einsammeln: „Wie zufrieden seid Ihr …“
   
  • Mit den Ergebnissen, die wir erzielt haben?
  • Mit dem Ablauf und der Gestaltung?

Nachbereitung

• Kurzes Ergebnisprotokoll (am besten von einem anderer/n Teilnehmer*in schon parallel auf Vorlage erstellt)
• Kurze Nachreflexion des Moderationsablaufs (alleine oder mit Kollege*in; Was war gut? Was mache ich nächstes Mal anders?)

Viel Erfolg und gutes Gelingen!